INTRODUZIONE
In un mondo aziendale sospeso e interconnesso, veloce e intangibile, la comunicazione interna sta emergendo come uno dei pilastri fondamentali per sostenere e guidare al successo duraturo le organizzazioni odierne.
Ma quale ruolo svolge esattamente?
In che modo influisce sulla cultura organizzativa?
Come sta evolvendo in risposta alle sfide poste dall’Hybrid Work?
Nelle prossime righe, esploreremo questi interrogativi, mettendo in luce come la comunicazione, sia formale che informale, apra le porte alla resilienza e alla solidità delle culture aziendali.
Comunicazione Formale e Informale: Riflettori sulla Cultura Organizzativa
La comunicazione interna aziendale è oggetto di studio da molti anni ed esplora la complessa relazione tra i processi comunicativi, verbali e non verbali, e la vita organizzativa.
Per questo, la comunicazione costituisce un indicatore cruciale dello stato di salute di un’organizzazione ed è un predittore affidabile della sua longevità.
La fitta rete di scambi di cui l’organismo-azienda è estremamente ricco, per molti studiosi è proprio ciò che ne fa battere il cuore; è il tessuto della vita delle organizzazioni.
La comunicazione interna contribuisce a definire l’identità stessa di un’azienda e ne riflette i connotati.
Da un lato, il linguaggio formale, veicolato attraverso canali ufficiali come il sito, le e-mail e le riunioni programmate, rispecchia la visione e gli obiettivi dell’azienda, influenzando anche la percezione dei dipendenti e il loro senso di appartenenza.
Dall’altro lato, la comunicazione informale contribuisce allo sviluppo naturale di relazioni calorose e profonde tra colleghi, creando una rete di prossimità tra le persone e offrendo una prospettiva più ampia ed empatica sulla cultura organizzativa.
La spontaneità delle interazioni sociali non programmate, ma protagoniste dei pranzi e delle brevi pause caffè, costruisce legami di fiducia e promuove un senso di comunità.
All’interno dell’ampia rete organizzativa, le connessioni si espandono e si rafforzano quando le persone condividono informazioni intime di sé stesse e hanno occasione di rivelare aspetti non necessariamente legati alla sfera lavorativa.
Avere uno spazio per raccontarsi qualcosa genera fiducia tra le persone, voglia di andare oltre, di conoscersi e di capirsi di più, di aiutarsi nei momenti di difficoltà.
In altre parole, si sviluppa empatia, un motore che accende e sostiene il proseguire delle relazioni. L’empatia crea una sintonia tra colleghi che permette loro di muoversi con reattività: imparano, infatti, a rispondere e anticipare bisogni, desideri, preoccupazioni e obiettivi dell’altro, favorendo così il benessere aziendale complessivo. Sono più responsabili delle loro azioni perché pesano l’impatto di ciò che fanno sul sistema e il pregiudizio nei confronti degli altri si attenua.
Per riprendere un famoso modo di dire: “ non possiamo giudicare un libro dalla copertina”, (anche se lo facciamo molto spesso) pertanto, per capire, dobbiamo leggere almeno qualche pagina.
L’Hybrid Work e l’Impatto sulla Spontaneità della Comunicazione
L’adozione dell’Hybrid Work ha portato a un affascinante cambiamento nella comunicazione all’interno delle aziende. Se da un lato la distanza fisica ha limitato gli incontri casuali e le chiacchierate spontanee tra colleghi, dall’altro ha aperto nuove porte a una comunicazione digitale più attenta, più ricca e coinvolgente. Tuttavia, è importante guardare la scena con una vista ampia.
Oggi, il confronto richiede maggiore intenzionalità e una profonda attenzione al contenuto. Molti processi aziendali prima basati sulla spontaneità degli scambi, ora richiedono pianificazione e attenzione al dettaglio.
La comunità non si costruisce automaticamente ma va costruita, e le opportunità non si trovano ma vanno create. Ci siamo fatti nuove domande, in molti casi, abbiamo sperimentato per mesi interi la totale assenza di un setting lavorativo. Abbiamo sentito poi il bisogno di definire messaggi efficaci, caldi, chiari, fondati su uno scopo più esplicito.
L’Hybrid Work ha innegabilmente sfidato le tradizionali dinamiche di comunicazione, spingendo le persone ad adattarsi e a trovare nuovi modi per alimentare i legami. Le interazioni virtuali, agevolate dalle moderne tecnologie, hanno offerto un’alternativa all’incontro face to face, dimostrando che la distanza fisica non deve essere un ostacolo alla connessione umana, anzi, ci permette di guardare oltre i confini geografici per sciogliere ogni limite alla collaborazione e al confronto.
Confronto rispetto a cosa?
Il confronto, oggi, molto di più richiede intenzionalità e lo sviluppo di un pensiero antecedente.
Molti processi aziendali prima si sviluppavano grazie alla spontaneità di scambi veicolati da un contenitore fatto di quattro mura, oggi la trasmissione di know how, l’inserimento e l’onboarding di persone, la formazione all’interno di una realtà aziendale vanno pensati con molta più cura e con un’attenzione profonda al contenuto.
La comunità non si costruisce, ma va costruita. Le occasioni non si trovano ma vanno create.
Nel luogo di lavoro la ripetitività, le pratiche rituali, il sapere oggettivato, favoriscono la permanenza della rappresentazione collettiva di un gruppo.
Le informazioni sono estremamente simboliche. Senza rendercene conto le utilizziamo come strumento di monitoraggio, di incentivazione, di strategia, ma anche per scoprire significati, per chiarire i processi decisionali.
Il nucleo vivente dell’azienda riesce ad affrontare e superare le complessità, le difficoltà e gli ostacoli, a coltivare le diversità e a connetterle tra loro attraverso lo scambio comunicativo che avviene tra le persone.
Le organizzazioni hanno il potere di coltivare anche oggi una comunicazione interna vibrante, possono sostenerla agevolando la creazione di momenti di condivisione sia in presenza che in modo virtuale, che superino le questioni puramente operative per toccare un livello più profondo e valoriale.
Queste iniziative permettono ai dipendenti di esprimere idee, opinioni e di sentirsi parte di qualcosa di più grande.
I leader, in particolare, giocano un ruolo chiave nell’ispirare una comunicazione inclusiva e coinvolgente, trasmettendo i valori dell’azienda con passione, incoraggiando una bidirezionalità comunicativa, dove sono naturali i feedback, i confronti, la condivisione delle idee.
Conclusioni
La comunicazione interna riveste un ruolo sempre più centrale nell’ambito aziendale, soprattutto in un’epoca caratterizzata dall’Hybrid Work. La combinazione di comunicazione formale e informale riflette la cultura organizzativa e contribuisce a costruire relazioni solide tra i dipendenti. Affrontare le sfide del cambiamento nell’ambiente lavorativo richiede un impegno continuo e una flessibilità costante per mantenere viva la trama comunicativa; pertanto, una comunicazione aperta e chiara è cruciale per alimentare il senso di appartenenza e coinvolgimento di tutti coloro che contribuiscono insieme a muovere l’organizzazione verso il futuro. In un mondo in costante evoluzione, la comunicazione interna funge da collante, consente alle aziende di prosperare anche nelle situazioni più complesse e di guardare al domani.
Oggi ancora di più abbiamo la responsabilità di farlo succedere.
Oggi scegliamo di essere quel filo rosso.
Essere attori di un cambiamento in azienda non può prescindere dal comprendere le dimensioni più profonde che lo riguardano. Di fronte a un cambiamento non si può improvvisare. Piuttosto, è necessario parlare delle persone che lo realizzano attivamente, dei loro bisogni, della loro anima, della loro esperienza soggettiva, da inquadrare all’interno dell’ecosistema che li accoglie.
Possiamo leggere il cambiamento come un prisma che si origina da più dimensioni integrate tra di loro.
Hermes: il messaggero del cambiamento aziendale
Il cambiamento è per l’umanità una storia millenaria. È da sempre una nostra attitudine, che ci rende umani e vivi in quanto tali. Ha sempre avuto un’alta risonanza in noi.
Fin dall’antichità, la filosofia di Eraclito ci ha insegnato che “tutto si muove e nulla sta fermo“. Ogni cosa, anche la più statica, se guardata da più lontano, può essere letta come in divenire continuo, che sia veloce o che sia lento.
Hermes, per gli antichi greci era facilitatore di passaggio, scambio e transito. S’incarnava nel concetto di passaggio da un luogo all’altro, da una condizione all’altra. La sua natura aveva a che fare col mutamento delle vicissitudini umane, con lo scambio di informazioni e di beni commerciali. Era il dio che rappresentava la comunicazione, la velocità, l’agilità e la capacità di adattamento.
Tutte qualità, queste, che possono essere applicate anche nel contesto aziendale di oggi. Hermes può simboleggiare il cambiamento all’interno dei sistemi organizzativi, poiché incarna la capacità di gestire una trasformazione in modo rapido ed efficace, di comunicare con chiarezza e trasparenza con le persone coinvolte nel processo e di adattarsi alle nuove esigenze e sfide del mercato.
Come Hermes portava agli uomini le parole e volontà degli dèi, così il cambiamento in azienda richiede un messaggero che sia in grado di comunicare efficacemente i nuovi obiettivi, le nuove sfide e strategie per il futuro a tutti gli attori coinvolti, aiutando l’azienda a navigare con successo e portando con sé un messaggio di fiducia e di speranza.
Il cambiamento in azienda: un viaggio di rinascita da affrontare a tappe
Tuttavia, essere al corrente della dimensione mitologica del cambiamento non è abbastanza per poter essere agenti attivi del cambiamento all’interno di un’organizzazione. Oggi, in un contesto costellato da incertezza e complessità, ci chiediamo come poter essere realmente fautori di un cambiamento. Per farlo serve una metodologia. Come scrisse diversi anni fa Kurt Lewin, uno dei padri della psicologia sociale e del lavoro, le organizzazioni, proprio come organismi biologici, si adattano all’ambiente, raggiungono un equilibrio, un omeostasi, così da opporsi naturalmente a qualsiasi perturbazione possa sconvolgerli.
Il cambiamento, perciò, non può mai avvenire in maniera rapida, come quando si accende o si spegne una lampadina. Per renderlo parte integrante dell’organizzazione e solidificare un nuovo paradigma è importante percorrere un processo a tappe.
Anzitutto, dobbiamo scongelarci dall’inverno di un paradigma precedente che sentiamo stretto e appartenente a un passato, ma che al contempo ci rappresenta e ci fa sentire sicuri. È necessario decidere di cambiare norme e strutture, generare una motivazione diffusa all’interno dell’azienda volta a spostare il proprio baricentro, a rinunciare a qualcosa di facile e abitudinario che riesce bene fare.
Secondariamente, il percorso di cambiamento viene studiato, realizzato e infine intrapreso, con una strategia chiara e una guida che alimenti quotidianamente la fiducia delle persone così da fare in modo che il nuovo processo si consolidi e diventi un’abitudine, al pari della precedente.
Come una farfalla che esce dal suo bozzolo e si trasforma da bruco a essere alato, l’azienda che affronta il cambiamento deve essere pronta ad abbandonare le vecchie abitudini e a trasformarsi in qualcosa di nuovo e migliore. La trasformazione di una farfalla richiede tempo, impegno e pazienza. In modo simile, il cambiamento in azienda richiede un processo graduale di adattamento, in cui l’organizzazione deve sperimentare nuove idee, nuove strategie e nuovi modi di fare le cose. In entrambi i casi, la trasformazione può essere dolorosa e difficile, ma alla fine porta a una nuova forma di vita, più bella e più forte di quella precedente.
Il faro verso cui tendere è situato sempre nello scopo, in un Purpose condiviso dalle persone che popolano le organizzazioni. La magnitudo, la dimensione economica del cambiamento, i ruoli degli attori, le fasi, gli ostacoli e le conseguenze di una trasformazione sono da presidiare costantemente. Kurt Lewin, in tal senso, ci indica come la gestione del cambiamento debba avvenire attraverso un viaggio, un processo a fasi che possa sfociare in nuove prospettive per le Risorse Umane. Queste, infatti, possono facilitare tra le persone un aumento di consapevolezza relativa al cambiamento e stimolare una comunicazione bidirezionale tra la popolazione in azienda e la direzione, cercando di rafforzarne la fiducia reciproca.
L’uomo al centro del cambiamento in azienda
La corretta gestione del cambiamento in azienda necessita che le fasi di questo viaggio siano ben pianificate, che gli attori comunichino in modo trasparente tra loro e soprattutto che le azioni siano people-centred, ovvero che il focus primario siano le persone e il modo in cui il cambiamento può impattare su di loro.
Da un punto di vista biologico, l’azienda può essere vista come un organismo vivente, un sistema cellulare fatto di interconnessioni.
Come una molecola che subisce una reazione chimica, il cambiamento può provocare una serie di effetti sulle persone. È dunque primario comprendere motivazioni, ragioni e storie personali di quanti vengono coinvolti all’interno dei processi di cambiamento. Mettersi nei panni dell’altro è vitale per permettere di creare un senso di co-empatia ed evolvere all’interno di una dimensione di ascolto proattivo, così da comprendere quanto più possibile il modo in cui gli altri percepiscono il mondo.
Nessuno cambia da solo. Il valore del cambiamento si esprime in tutta la sua forza nella capacità di connettersi con l’altro, percependone emozioni e pensieri, comprendendone i sentimenti ma al contempo mantenendo distinti i nostri.In questo viaggio, le persone che popolano l’azienda co-costruiscono un percorso trasformativo e si adoperano affinché tutti insieme raggiungano il cambiamento che s’intende realizzare. Ognuno di noi è parte integrante di questo processo.
Siamo davanti a una trasformazione culturale, a un nuovo umanesimo che pone le persone al centro del cambiamento.
A volte pensiamo ai valori aziendali come a concetti astratti e poco tangibili, magari lontani dal risultato concreto e visibile, eppure sanno guidarci e dirigono le nostre azioni, influenzando la nostra esperienza.
Questo perché sono i costrutti motivazionali che ci permettono di categorizzare cosa è davvero importante, indicandoci quali scopi vogliamo raggiungere, proprio come una mappa ci indica il percorso da seguire.
Che cosa per te è bene? Che cosa è un male? Cosa è giusto e cosa non lo è? Cosa desideri e cosa va assolutamente evitato?
Grazie ai nostri valori aziendali sappiamo rispondere alle domande e ci orientiamo con chiarezza, competenza ed efficacia nella vita personale ed in quella lavorativa.
I valori aziendali scandiscono le nostre priorità e dirigono il nostro agire ad ampio raggio, perché rappresentano i criteri in base a cui confrontarsi con gli eventi e orientare la nostra condotta aziendale.
Abbiamo visto che le organizzazioni possono essere viste come organismi viventi, dunque i valori sono i principi che permettono loro di respirare, di camminare e di vivere perché sono un connettore potente che crea sinapsi in tutto l’organismo-azienda, così che possa armonizzare i suoi movimenti, donando coerenza alla visione della squadra e alimentando la responsabilità e la partecipazione di tutti.
I valori aziendali come sistema immunitario dell’organizzazione
Seneca diceva che non esistono mai venti favorevoli per il marinaio che non sa dove andare. In azienda questo significa che non si può aspirare ad uno sviluppo futuro se non ci sono punti nave a cui aggrapparsi.
Il celebre sociologo Aaron Antonovsky (1923-1994) ha investigato a fondo la relazione tra stress, salute e benessere e ha scoperto un legame profondo tra l’attribuzione di significato e il superamento delle avversità.
Lui parla di “SALUTEGENESI” e si occupa di studiare tutto ciò che permette alle persone di stare bene e in salute, anche davanti a traumi e grandi difficoltà.
In parole semplici la sua domanda è: qual è la genesi della salute? Quali sono le cause del benessere?
L’ individuazione di significato e la costruzione di senso sono la terapia quotidiana per compiere scelte consapevoli utilizzando le proprie risorse; poiché l’uomo per natura è un cercatore di significato, mosso dal desiderio di senso.
Non a caso, Lo psichiatra Viktor Frankl sosteneva che “noi essere umani abbiamo bisogno di essere orientati verso qualcosa che ci trascende, verso qualcosa che sta al di sopra di noi stessi, un significato da realizzare, una missione più grande di noi in cui credere”
Secondo lui per muoversi in direzione della salute con resilienza e proattività è necessario il “Senso di Coerenza” e in azienda la coerenza si ottiene quando si ha uno scopo comune e si condividono dei punti di riferimento, quali sono i valori.
La profondità del Senso di Coerenza incide sulle capacità delle persone di utilizzare le risorse disponibili per conservare il benessere.
Dà all’azienda la capacità di reagire in maniera flessibile alle sollecitazioni esterne, proprio come il nostro sistema immunitario reagisce e combatte gli agenti patogeni.
Quando i valori delle persone non sono congruenti al contesto organizzativo in cui si trovano, sviluppano un conflitto interno che genera in loro un forte stress e una marcata frustrazione.
Ne consegue che la loro motivazione cala, cala l’entusiasmo e la concentrazione si riduce. Ci si allontana sempre più dal risultato e per questo il raggiungimento degli obiettivi personali e aziendali è a profondamente a rischio.
Ecco perché è bene comunicare chiaramente i valori a tutti i livelli del sistema-azienda, coinvolgere ogni cuore nella loro costruzione e seguirli con coerenza nelle proprie azioni.
Così chi sarà in conflitto con essi capirà facilmente che sta intraprendendo una strada sbagliata e ne imboccherà una diversa, mentre crescerà sempre più la motivazione e l’energia di chi si sente riconosciuto e vuole davvero far parte della squadra.
Ma come si fa ad avere dei valori aziendali forti?
Sviluppare i valori aziendali è un lavoro di squadra; è il prodotto di un allineamento tale per cui tanti cuori, da separati, battono all’unisono con un unico ritmo forte.
Per questo occorre trovare dei momenti per ritrovarsi insieme, in modo da co-costruire dei valori condivisi.
Il miglior modo di procedere è prendersi tempo per riflettere e farsi le giuste domande: Quali principi vogliamo perseguire? Quali cose contano di più per la nostra azienda?
Si può, ad esempio, partire dai singoli e chiedere ad ognuno di esporre i propri valori, per poi confrontarli tra di loro.
È utile quindi fare un brainstorming elencando dapprima tutti i contributi e poi i punti più rilevanti e condivisi, allineando così ogni persona e favorendo il senso di appartenenza e la cooperazione, poiché si è costruita una visione condivisa.
Quindi come possiamo riassumere il grande potere dei valori aziendali?
- I valori sono un punto di riferimento e una guida per definire le priorità e per orientare le azioni aziendali, proprio come può esserlo la stella polare.
- Generano coesione, unificando le persone davanti ad un unico scopo condiviso e una visione chiara.
- Alimentano la pro-attività e la responsabilità della squadra e ci aiutano a prendere decisioni complicate.
- Modellano la cultura dell’azienda a tutto tondo e la muovono verso gli obiettivi.
- Generano Libertà, perché consentono di evitare eccessi di regolamentazione interna, poiché le persone si auto-regolano e responsabilizzano rispetto alle loro azioni. Quindi vengono ridotte le decisioni centralizzate e si alimenta la crescita di gruppi di lavoro vivaci che agiscono efficacemente
- Nutrono la soddisfazione lavorativa delle persone, che si sentono allineate e in armonia con la loro azienda.
- Danno forza e sicurezza all’ecosistema aziendale; una forza tangibile, che si riflette nella fiducia degli stakeholders.
- Eliminano con incredibile efficacia e velocità “gli elementi nocivi“, ovvero quegli ostacoli all’interno del sistema che rischiano di sabotare il progetto comune.
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Nessuno cambia da solo. Il valore del cambiamento si esprime in tutta la sua forza nella capacità di connettersi con l’altro, percependone emozioni e pensieri, comprendendone i sentimenti ma al contempo mantenendo distinti i nostri.
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